อยู่ที่ไหนก็ทำงานเอกสารได้ด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

งานเอกสาร หนึ่งในงานที่หนัก ใช้เวลา และใช้ความละเอียดถี่ถ้วนสูงที่สุดงานหนึ่งในทุก ๆ องค์กร เป็นประเภทของงานที่มักมีปัญหามากที่สุด เพราะนอกจากจะต้องดูแลเรื่องความถูกต้อง ความเป็นระเบียบของเอกสารแล้ว ก็ยังมีปัญหาอื่น ๆ อีกมากมายไม่ว่าจะเป็นเรื่องความล่าช้าในการเดินเอกสาร การเซ็นเอกสาร และปัญหาเรื่องการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก ๆ ให้เป็นระเบียบ ครบถ้วน และเรียกดูเอกสารเก่า ๆ ได้ง่าย ซึ่งปัญหาเรื่องการจัดการเอกสารนี้เองที่ส่งผลให้องค์กรหลาย ๆ แห่งไม่สามารถก้าวหน้าไปได้อย่างเต็มศักยภาพ เนื่องจากติดปัญหาเรื่องความล่าช้า และขาดความคล่องตัวในการดำเนินการ เช่น การต้องรอหัวหน้า ผู้บริหาร หรือผู้บังคับบัญชาการเช็นเอกสารเพื่ออนุมัติโครงงาน กิจกรรม และอนุมัติเรื่องงบประมาณต่าง ๆ ที่อาจต้องรอเป็นอาทิตย์ หรือเป็นเดือนหากคนที่ต้องเซ็นเอกสารเหล่านั้นมีภาระหน้าที่เยอะ มีเวลาในการเข้ามาที่สำนักงาน และจัดการกับเอกสารน้อย ซึ่งปัญหานี้เรียกว่า “ปัญหาคอขวด” นั่นเอง  เนื่องจากมีลักษณะของจำนวนงานที่มาก เหมือนกับน้ำในขวด แต่สำเร็จ หรือได้ดำเนินการน้อย เพราะมีทางออกน้อย เหมือนกับการต้องรอคนเซ็นเอกสารเพียงไม่กี่คนนั่นเอง

ด้วยเหตุผลเหล่านี้เอง ทำให้หลาย ๆ องค์กรได้หาทางทางแก้ปัญหาเหล่านี้โดยการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วยจัดการกับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดการกับเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างเป็นดิจิตอลมากขึ้น เปลี่ยนจากระบบเอกสารรูปแบบกระดาษมาเป็นเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้ความยืดหยุ่น และให้ความเป็นอิสระในการเข้าถึงเอกสาร และจัดการกับเอกสารต่าง ๆ มากกว่าเดิม

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข เผยแพร่ ส่งต่อ เซ็นเอกสาร อนุมัติเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ ทำสำเนา หรือแม้แต่ทำลาย ได้ผ่านทางเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ดังนั้นแล้วระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงมีประโยชน์หลากหลายด้าน

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสาร และจัดการกับเอกสารได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงานก็จัดการกับเอกสารได้ ส่งเอกสารให้หัวหน้าเซ็นได้เลย ไม่ต้องรอพบหน้ากัน จะงานด่วนงานเร่งก็เสร็จทันแน่นอน อีกทั้ง ยังช่วยลดการใช้กระดาษได้ด้วย ซึ่งเมื่อลดการใช้กระดาษได้ ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ พร้อมทั้งยังช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากการใช้กระดาษ และการสร้างขยะจากการใช้กระดาษได้อีกด้วย

ติดตามการเดินทางของชิวตามไปที่ ::

Blog แนะนำเคล็ดลับการจองที่พัก อ่านเถอะจะได้ไม่พลาดอีก!